Welke IT-investeringen zijn nodig voor werken op afstand?

dinsdag 16 juni 2020

De afgelopen maanden hebben veel organisaties vanuit urgentie noodvoorzieningen getroffen om op afstand te kunnen (samen)werken. Nu het ernaar uitziet dat we ook in de toekomst meer gaan thuiswerken, is het tijd voor meer structurele oplossingen. Ontdek welke IT-investeringen in elk geval nodig zijn voor remote working.

 In veel organisaties is samenwerken op afstand nog geen gemeengoed. Hoewel zij zich de afgelopen tijd razendsnel hebben aangepast aan de nieuwe realiteit, ontbreekt een goed geformuleerd beleid voor remote working op structurele basis. Wat als medewerkers het kantoor straks steeds vaker afwisselen met thuis? Heb jij als werkgever hiervoor dan de juiste IT-investeringen paraat?

Videoconferencing

Laat ik beginnen met videoconferencing. In korte tijd hebben organisaties een keuze gemaakt voor een tool, vaak zonder stil te staan bij security. Daarom raad ik aan om eerst te kijken of de gekozen oplossing inderdaad past bij het security- en IT-beleid. Een gratis oplossing is kostentechnisch uiteraard interessant, maar sluit deze ook aan op de interne security-eisen? Ga dit na en kies zo nodig een professionele videovergaderoplossing waarbij veiligheid wel is gewaarborgd.

Prettig en soepel videovergaderen gaat daarnaast verder dan alleen de tool. Denk ook aan investeringen waarmee je videoconfencing naar een nog hoger niveau tilt, zoals een professionele headset of speakers en een microfoon.

Professioneel printen en scannen: ook thuis

Hetzelfde geldt voor printen en scannen. Als het voor korte duur is, kunnen medewerkers waarschijnlijk prima uit de voeten met hun printer van thuis. Voor de langere termijn is professionele apparatuur een must. Zeker voor medewerkers die vrijwel dagelijks belangrijke documenten printen en/of scannen. Denk aan de afdeling finance (offertes, contracten, facturen) of HR (arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers).

Voor hen biedt een multifunctionele printer veel voordelen. Hiermee is het mogelijk om papieren documenten in te scannen, te digitaliseren en direct op de juiste plek op te slaan. Bijvoorbeeld in een document management systeem. Multifunctionele printers hoeven niet groot te zijn. Er bestaan ook compacte varianten: handig voor thuis.

Het voordeel van een multifunctionele printer is dat je voor elk werkproces een workflow kunt instellen. Hierdoor zijn documenten ook toegankelijk voor andere collega’s die betrokken zijn bij het werkproces. En is het mogelijk om papieren documenten direct op te slaan in bijvoorbeeld bedrijfsapplicaties.

Devices en hardware

Als medewerkers regelmatig op afstand werken, wil je ook dat ze werken vanaf gedegen devices. De meeste organisaties bieden medewerkers al een smartphone en laptop. Maar sommige werkzaamheden vragen bijvoorbeeld ook om extra monitors. Soms zijn ook een externe toetsenbord en muis prettig in verband met ergonomie.

Security: training en instructie

Wil je dat (bedrijfs)data ook veilig is als mensen thuiswerken? Het begint bij bewustwording. Maak je medewerkers daarom continu alert op mogelijk risico’s, van phishingmails tot (onbewuste) datalekken en geef hiervoor tips en adviezen.

Cloudoplossing(en) voor een wendbare organisatie

Tot slot is het belangrijk dat je als organisatie wendbaarder wordt. Als medewerkers op afstand werken, is het belangrijk dat zij altijd en overal bij de juiste informatie en documenten kunnen. Overweeg daarom ook om te investeren in de cloud. Met de juiste cloudoplossingen kunnen medewerkers flexibel werken waar en wanneer zij dat willen. Tegelijk biedt het ook mogelijkheden voor de IT-afdeling om het IT-beheer op afstand te monitoren.

Meer informatie over IT-investeringen

Benieuwd naar meer mogelijkheden om werken op afstand  zo optimaal mogelijk te faciliteren? Lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.