Terugblik webinar: grip op je inkoop- en digitale factuurverwerking

dinsdag 10 november 2020

Nu we veel op afstand samenwerken, leggen organisaties de loep op financiële processen. Wat is ons uitgavenpatroon? Wat kopen we in, hoe en bij wie? Hoeveel tijd kost het om facturen te verwerken? Wat zijn de knelpunten? En kan het efficiënter? Tijdens het webinar ‘grip op je inkoop- en digitale factuurverwerking’ vertelde ik hoe je via digitalisering en de juiste (analytics)tools in de cloud deze processen optimaliseert. Kijk het webinar én ontdek hoe Air France-KLM het aanpakt.

Als we kijken naar de trends in inkoop- en facturatieprocessen, dan zien we een duidelijke verschuiving naar SaaS-oplossingen. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun systemen en applicaties voor inkoop en facturatie naar de cloud te brengen. In de cloud is het namelijk mogelijk om processen verregaand te automatiseren én op eenvoudige wijze te standaardiseren.

Waarom je inkoopproces standaardiseren?

Kijken we naar het inkoopproces, dan is standaardisatie van het proces een belangrijke wens in veel organisaties. Met een Source-to-Pay-oplossing in de cloud is dat mogelijk. Hiermee kun je processen vereenvoudigen. Het doel is uiteindelijk om met name de operationele werkzaamheden zoveel mogelijk te automatiseren. Zodat er meer ruimte ontstaat om op tactisch en strategisch niveau bezig te zijn met inkoop. En je uiteindelijk betere producten kan leveren, tegen een betere prijs en betere leverafspraken.

Wat is touchless digitale factuurverwerking?

Tegelijk willen veel organisaties toewerken naar touchless digitale factuurverwerking. Dat betekent dat je zoveel mogelijk facturen automatisch verwerkt op basis van inkooporders. In een inkoop leg je dan al vast op basis van welke gegevens je de factuur straks goedkeurt. Vervolgens kan er dankzij geïntegreerde intelligentie in je systeem automatische ordermatching plaatsvinden. Er zijn uitzonderingen, welke dat precies zijn en welke oplossingen hiervoor bestaan, ontdek je in het webinar.

Waarde halen uit analytics en sturen op KPI’s

Grip krijgen op je inkoop- en digitale factuurverwerking valt of staat met inzicht in processen en resultaten. Tot voor kort was het lastig om data te halen uit je systemen (en dus inzicht te krijgen in je proces: wat gaat goed, wat zijn knelpunten?). Tegenwoordig bestaan er slimme oplossingen en analytics-tools om steeds beter te sturen op KPI’s, wat in veel organisaties nog een uitdaging is. Op basis van analytics is het mogelijk om proactief te handelen. Direct beschikbare inzichten zorgen ervoor dat je in één oogopslag ziet wat er gebeurt in je proces. Zo krijg je bijvoorbeeld antwoorden op vragen als:

• Wat zijn je totale uitgaven?
• Hoe krijg je facturen binnen?
• Wordt er op tijd betaald?

Op basis van benchmarking is het zelfs mogelijk om te zien hoe goed je presteert ten opzichte van anderen. Identificeer ook knelpunten in je proces. Ontdek de redenen achter die knelpunten en elimineer ze. Dankzij analytics krijg je ook inzicht in het ‘end-2-endproces’. Hoe snel worden taken opgepakt? Zit er ‘stress’ in het proces en zo ja, wat kun je hier dan aan doen? Kortom, er bestaan mogelijkheden om 360 graden inzicht te krijgen in het complete Source-2-Payproces.

Hoe pakt KLM het aan? Kijk het webinar!

Oscar Behr is Team Manager IMO Finance bij Air France-KLM. In het webinar vertelt hij onder meer hoe de organisatie dankzij slimme softwareoplossingen in de cloud een groot deel van de factuurverwerking en het inkoopproces stroomlijnde en centraliseerde. Waaronder het verwerkingsproces van ruim 400.000 inkomende (non-PO)-facturen van Air France-KLM. Benieuwd hoe dat verliep én wat het opleverde? Kijk het webinar terug:

Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het stappenplan Papierloos werken.