Source to Pay: digitaliseer je inkoop- en financiële processen

woensdag 31 maart 2021

Als organisatie wil je samenwerken met de juiste leveranciers. Aankopen doen tegen de meest gunstige voorwaarden. En inzicht hebben in het complete proces van sourcing tot contractmanagement en inkoop tot aan de facturatie. Met het digitaliseren van je Source to Pay-proces maak je dit waar. Hiermee krijg je meer grip op uitgaven, houd je werkkapitaal vrij én verbeter je de cashflow en liquiditeit van je organisatie. Ontdek alles over het digitaliseren van je inkoop- tot factuurproces (Source to Pay) op deze pagina.

• Wat is Source to Pay?
• Waarom kiezen voor het digitaliseren van je inkoop- tot factuurproces met Source to Pay?
• Hoe werkt Source to Pay?
• Wat zijn de voordelen van Source to Pay?
• Hoe start je met Source to Pay?
• In de praktijk: 65% automatch bij Bakker Barendrecht

Wat is Source to Pay?

Source to Pay is een procesbenadering waarbij het draait om samenwerking en synergie tussen inkoop en finance. In veel organisaties opereren deze twee afdelingen nog altijd geheel onafhankelijk van elkaar, terwijl acties op de inkoopafdeling direct effect hebben op finance en vice versa. Met Source to Pay beschouw je inkoop en finance daarom niet langer als twee afzonderlijke ‘eilandjes’, maar kijk je hoe de twee elkaar kunnen versterken. Hierbij kijk je naar het proces van ‘end to end’. Source to Pay biedt daarbij een oplossing om het volledige inkoop- tot factuurproces te digitaliseren. Zodat je deze efficiënter, tactischer en strategischer kan inrichten. Van leveranciersselectie tot en met de betaling van facturen.

Wat is het verschil tussen Purchase to Pay en Source to Pay?

In tegenstelling tot Purchase to Pay (p2p), gaat Source to Pay (s2p) uit van het end-to-end-proces om goederen of diensten te contracteren, te bestellen en te betalen. Source to Pay dekt alle Purchase to Pay-fasen, maar raakt óók contract lifecycle management, strategic sourcing en het leveranciersmanagement. Hiermee geeft Source to Pay 360 graden inzicht in de prestaties en uitgaven van je organisatie. Bij Purchase to Pay beperkt dit zich tot analyse op de ingekochte goederen, zonder context rondom leverancierstevredenheid en contractueel afgesproken inkoop.

Waarom kiezen voor het digitaliseren van je inkoop- tot factuurproces met Source to Pay?

De laatste jaren maakt Purchase to Pay in steeds meer organisaties plaats voor Source to Pay. Dat is niet zomaar. Source to Pay stelt je in staat om processen inclusief procedures efficiënter in te richten en op elkaar af te stemmen. Je krijgt inzicht in de volle breedte van de financiële organisatie. Hierdoor vind je de bottlenecks, elimineer je deze, stuur je scherper en proactief op KPI’s, borg je de kwaliteit en houd je werkkapitaal vrij in de supply chain. Uiteindelijk draagt dit allemaal bij aan de prestaties en resultaten van de gehéle organisatie.

Automatische factuurverwerking

En Source to Pay biedt meer. De digitalisering maakt papier overbodig en maakt onder meer automatische factuurverwerking mogelijk. Dit resulteert in lagere verwerkingskosten én versnelt de doorlooptijden. Zo matcht de Source to Pay-software inkomende facturen automatisch met orders. Is er een match? Dan vindt er direct goedkeuring plaats. De crediteurenadministratie hoeft alleen nog te kijken naar de uitzonderingen. En houdt zo tijd over om bijvoorbeeld het betaalgedrag richting leveranciers te checken. Die informatie kan inkoop weer gebruiken tijdens contractonderhandelingen, met als mogelijk resultaat: een betere prijsstelling.

Wat zijn de voordelen van Source to Pay?

Uiteindelijk mondt digitalisering van het Source to Pay-proces uit in een kettingreactie aan voordelen. We zetten de belangrijkste voor je op een rij:

• Minder papier en handmatig werk.
• Uniform inkoopproces, grip op ‘maverick buying’.
• Realtime zicht op uitgaven en prestaties.
• Betere communicatie met leveranciers.
• Leveranciersprestaties opstellen en monitoren.
• Snel anticiperen op een voorspelbaar proces.
• Inkoopcondities verbeteren.
• Reductie van het leveranciersbestand tot wel 80%.
• Meer overzicht, versterking van leveranciersrelaties.
• Optimalisatie van werkkapitaal en liquiditeit.

Ontdek alles over deze voordelen in ons e-book.

Hoe werkt Source to Pay?

Bij Source to Pay richt je processen dus continu slimmer in en digitaliseer je deze. Een Source to Pay-platform kan je hierbij ondersteunen. Een voorbeeld van zo’n platform is de cloudoplossing van Basware voor inkoop- en factuurverwerking. Dit is het grootste open en cloud-gebaseerde transactieplatform ter wereld. Eén end-to-end platform om je complete inkoop- tot factuurproces te digitaliseren, standaardiseren en automatiseren: van strategic sourcing tot aan de betaling van facturen.

Hoe start je met Source to Pay?

Wil je jouw Source to Pay-proces stroomlijnen? Houd in elk geval rekening met de volgende aandachtspunten. 

1. Inventariseer
   Breng eerst je huidige processen in kaart. Hoe lopen deze door de organisatie heen? Versterken ze elkaar of juist niet? Welke systemen gebruiken collega’s? Waar zitten de bottlenecks? Kijk ook welke werkzaamheden je kunt automatiseren en elimineren.
2. Business requirements
   Welk doel wil je behalen? Welke stappen moet je zetten om dit doel te behalen? Bepaal je business requirements en stel jezelf de vraag hoe digitalisering van het Source to Pay-proces hieraan gaat bijdragen. Laat je eventueel bijstaan door je softwareleverancier.
3. Kies een proces, pak het stapsgewijs aan
   Vervolgens selecteer je een proces waarmee je wilt starten. Ons advies hierbij: pak het stapsgewijs aan. Begin bijvoorbeeld met factuurverwerking. Pak daarna het inkoopproces aan. Gevolgd door contractmanagement en sourcing. Zo houd je het behapbaar en raak je geleidelijk vertrouwd met de nieuwe Source to Pay-software en werkwijze.
4. Continue verbetering
   Heb je het proces eenmaal opnieuw ingericht, gedigitaliseerd en is het Source to Pay-platform operationeel? Blijf dan doorlopend scherp op kansen voor ‘continuous improvement’. Stel hiervoor een programma op. Zo blijft de energie en het enthousiasme voor de nieuwe manier van werken stromen.

Benieuwd naar álle tips en adviezen om Source to Pay succesvol in de praktijk te brengen? Download ons e-book.

In de praktijk: Bakker Barendrecht

Ook fruit- en groentebedrijf Bakker Barendrecht koos voor digitalisering. Bakker Barendrecht verwerkt elk jaar ruim 120.000 facturen. Voorheen werden deze handmatig gecontroleerd en goedgekeurd door de afdeling finance. Nu gebeurt dit digitaal en bespaart de organisatie veel tijd. Lees het praktijkverhaal.