RPA-oplossing kiezen? Hier kun jij op letten

dinsdag 13 oktober 2020

Er bestaat een rijk landschap aan oplossingen voor robotisering op basis van Robotic Process Automation (RPA). Op het eerste oog lijken dit gelijkwaardige oplossingen. Toch zijn er belangrijke verschillen. Hoe kies je een passende RPA-oplossing? Met deze 6 keuzecriteria gaat dat een stuk makkelijker.

Veel organisaties baseren hun RPA-keuze op rapporten van onderzoeksbureaus zoals Gartner of Forrester. Zo publiceert Gartner elk jaar de ‘Magic Quadrant for Robotic Process Automation’. Gartner onderzoekt RPA-leveranciers en classificeert deze als ‘leaders’, ‘challengers’, ‘visionaries’ of ‘niche players’. Gartner kijkt o.a. hoe innovatief de leveranciers zijn. De Magic Quadrant kan je zeker helpen. Toch hoeft een ‘leader’ of ‘niche player’ niet altijd de beste keuze te zijn. Let ook op de volgende punten.

1. Licentiemodel

Kijk eerst welk licentiemodel de leverancier biedt. Past deze licentie bij de manier waarop jij RPA wilt inzetten? Grofweg zijn er twee verschillende soorten licenties:

• Named Robots
  Bij dit licentiemodel betaal je een prijs voor iedere robot die je in productie wenst te nemen. Indien je meerdere robots wilt gebruiken moet je dus iedere keer een nieuwe licentie aanschaffen.
• Concurrent Robots
  Met één licentie mag je zoveel robots bouwen als je wilt, maar je kunt slechts één robot tegelijk gebruiken. Indien je meerdere robots parallel aan elkaar wilt gaan gebruiken moet je extra licenties aanschaffen.

Eén Concurrent Robot-licentie is over het algemeen duurder dan één Named Robot-licentie. Daar staat tegenover dat je met één Concurrent Robot-licentie zoveel robots bouwt als je wilt. Dus wil je meer robots bouwen die niet per se tegelijkertijd hoeven te werken? Dan is een Concurrent Robot-licentie al snel een voordeligere keuze.

Staar je dus niet blind op de prijzen. Kijk hoeveel verschillende robots je wilt inzetten, op welk moment en voor welk proces. Baseer daar je licentie-keuze op. Uiteindelijk verdien je de investering altijd snel weer terug.

2. Gebruiksvriendelijkheid

Een ander belangrijk keuzecriterium is de gebruiksvriendelijkheid van de software. Sommige RPA-software vergt veel IT-kennis, terwijl andere software heel intuïtief is. Stel jezelf daarom de vraag wíe in de organisatie de robots gaat bouwen.

Als dit IT-specialisten zijn, dan is er niet zoveel aan de hand. Zij vinden hun weg wel. Soms bouwen medewerkers uit de business zelf de robots. Dat kan een slimme keuze zijn omdat zij de processen die je gaat robotiseren goed kennen. Kijk in dat geval naar een laagdrempelige oplossing, want dit zijn geen IT’ers. Er bestaat software waarbij je robots stap voor stap in elkaar ‘klikt’. Iedereen die dit leuk vindt, kan er dan na een korte training mee aan de slag.

3. Onderzoek waar de RPA-oplossing in uitblinkt

Vaak blinkt de RPA-software uit in een specifiek kennisgebied. De software van een specifieke leverancier is bijvoorbeeld heel sterk in automatisering van internetresearch. De RPA-software biedt hiervoor veel functionaliteiten. De robot kan goed met de structuur van websites omgaan of onregelmatige kliks simuleren, zodat hij minder snel als robot wordt herkend.

Zo bestaan er ook oplossingen die juist sterk zijn in werken in CRM- of ERP-systemen. Kijk dus waarvoor jij de software wilt gaan inzetten en of er een oplossing bestaat die hiervoor extra handige functionaliteiten biedt.

4. Wie is je implementatiepartner?

RPA is een relatief nieuw domein. Heb je al een implementatiepartner? Kijk in hoeverre deze partner over de juiste ervaring beschikt. Heeft hij de juiste technische kennis in huis? Begrijpt hij hoe de processen lopen in je organisatie? Kent de leverancier de succesfactoren van een RPA-implementatie?

Immers, een succes maken van RPA gaat verder dan een technische implementatie. Het vraagt ook om change management. Het is belangrijk om je mensen continu mee te nemen in het verandertraject. Zoek een partner die je ook op dit vlak kan ondersteunen.

Daar komt bij dat sommige implementatiepartners niet met álle RPA-software overweg kunnen. Zij hebben bijvoorbeeld veel ervaring met één specifiek pakket. Ga dit na en neem dit mee in je overweging.

5. Welke groeimogelijkheden biedt de software?

In een eerder artikel schreef ik het al: RPA staat vaak niet op zichzelf. Om maximaal voordeel te halen, is vaak een combinatie van oplossingen nodig. Kijk of de RPA-software groeimogelijkheden heeft. Zo bestaan er handige toepassingen die een verlengstuk kunnen vormen van jouw (statische) robot.

Is het bijvoorbeeld mogelijk om er een module voor Natural Language Processing of Machine Learning aan toe te voegen? Zodat je de robot kan uitbreiden met cognitieve automatisering. Of misschien zoek je op termijn naar mogelijkheden voor capture of documentverwerking. Kijk dan of de software hier ruimte voor biedt.

6. Wat zijn de groeimogelijkheden van de implementatiepartner?

Tot slot wil je ook dat je implementatiepartner soepel met je meebeweegt. Bedenk daarom hoe jouw robotiseringsplannen passen in het grotere geheel. Is het een project dat zich alleen focust op RPA? Of maakt RPA onderdeel uit van een groter geheel? Ben je bijvoorbeeld voor procesoptimalisatie ook op zoek naar oplossingen voor documentmanagement en scannen (bijv. voor factuurverwerking of digitalisering)? Kijk dan of en hoe je implementatiepartner hierbij kan ondersteunen.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van een RPA-oplossing voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.