Robotiseren: ontdek de kracht van The Combination of Things

woensdag 10 juni 2020

Regelmatig bezoek ik organisaties die aan de slag willen met Robotic Process Automation (RPA). De ambitie is bijvoorbeeld om het werkplezier te verhogen of tijd te besparen op administratieve processen. De robot gaat deze ambitie waarmaken, is dan de aanname. Voor een groot deel is dat ook zo. Toch ligt de sleutel voor succes vaak in een combinatie van oplossingen.

Robotic Process Automation is een laagdrempelige vorm van robotisering. De robot is in feite een softwarescript op je computer, die medewerkers werkzaamheden uit handen nemen. Denk aan administratieve taken zoals het inkloppen van gegevens in bedrijfssystemen: tijdrovende werkzaamheden waarvoor weinig denkkracht nodig is.

Robot heeft gegevens verzameld, en dan?

Met RPA kun je dit soort repetitieve handelingen robotiseren. Je vertelt de robot welke stappen hij moet uitvoeren. Hij wijkt nooit af van de acties die jij hem opdraagt en ‘denkt’ zelf niet na. Dat is een voordeel: de robot kan de acties oneindig vaak herhalen en je weet precies wat hij doet. Tegelijk vraagt een proces op enig moment wellicht om extra intelligentie of een aanvullende oplossing. Bijvoorbeeld omdat je de verzamelde informatie wilt interpreteren of op een veilige plek wilt opslaan.

In de praktijk: customer due diligence

Een mooi voorbeeld ter illustratie is de ‘customer due diligence’. Om fraude en witwassen tegen te gaan, zijn accountantskantoren verplicht om nieuwe klanten grondig te screenen en dit ook goed te documenteren. Dit gebeurt vaak nog handmatig. Een medewerker licht allerlei openbare bronnen door, zoals Google of registers van het BKR en de KVK. Vervolgens moet alle informatie correct en veilig worden opgeslagen.

Een softwarerobot kan hier deels bij helpen. Hij kan informatie uit open bronnen verzamelen, screenshots maken, pdf’s downloaden en alle informatie vervolgens opslaan op de plek die jij wilt. En hier wordt de noodzaak van ‘The Combination of Things’ duidelijk: je hebt namelijk een oplossing nodig om alle data veilig op te slaan. Een Document Management Systeem kan dan uitkomst bieden.

Duidelijke workflow

In een Document Management Systeem is het mogelijk om vooraf een workflow te definiëren. Heeft de softwarerobot een dossier klaargezet in het systeem, dan wil je waarschijnlijk dat een medewerker de stukken bekijkt en interpreteert. In een Document Management Systeem kun je notificaties instellen en vastleggen welke stappen

doorlopen moeten worden. Medewerkers kunnen hier niet van afwijken, tenzij dit vooraf aangegeven is. Het voordeel is dat iedereen ook echt de juiste stappen volgt.

Aantoonbaar compliant

Tegelijk houdt het systeem bij wie wat heeft gedaan. Hiermee ben je aantoonbaar compliant. Je kunt namelijk precies zien wie wat wanneer heeft gedaan én aantonen dat alles juist is gearchiveerd. Dit is in het geval van een customer due diligence erg belangrijk. Want je hoopt natuurlijk niet dat het ooit zover komt, maar wordt een klant verdacht van witwassen? Dan is het belangrijk dat je bij de AFM kunt aantonen dat je hier wél goed onderzoek naar hebt gedaan.

Menselijke denkkracht of Artifical Intelligence

Dit is slechts één voorbeeld. Er zijn nog allerlei andere combinaties mogelijk. Denk aan een ‘samenwerking’ tussen RPA en Artificial Intelligence. Waarbij de RPA-robot informatie verzamelt en een algoritme deze vervolgens analyseert en hieruit patronen destilleert. Een ander voorbeeld: een RPA-robot kan uit standaard gescande documenten met tekst geen informatie halen. Want dit is in feite een plaatje. Dan is een combinatie met ‘Optical Character Recognition’ (OCR) een goed idee. Een OCR-module kan de tekst uit het plaatje omzetten in karakters die de RPA-robot kan lezen.

Op naar succes met The Combination of Things

Zo zie je maar: een softwarerobot kan ons veel uit handen nemen, maar is tegelijk vaak slechts één van de schakels in een keten. Mijn advies: heb niet de ambitie om alles alleen door een robot te laten doen. Extra intelligentie, menselijke denkkracht en slimme oplossingen zijn een must om te excelleren. En dat is de kracht van The Combination of Things.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.