Remote beheer: voor perfect werkende audiovisuele apparatuur

donderdag 4 juni 2020

Projectoren, displays, microfoons, speakers, videoconferentiesystemen, interactieve whiteboards en roombooking. Veel fysieke kantoren zijn voorzien van audiovisuele apparatuur om het dagelijks werk te vereenvoudigen. Ik geef graag enkele tips voor het beheer hiervan, nu (IT-)medewerkers kantoor steeds vaker afwisselen voor thuis.

Het is ons allemaal wel eens overkomen: vlak voor een belangrijke presentatie laat de projector of beamer je in de steek. Of het vaste beeldscherm in de vergaderruimte maakt geen verbinding met je notebook, terwijl je je collega’s bepaalde informatie wilt tonen. In zulke situaties kwam voorheen waarschijnlijk een collega van IT helpen. Maar nu we steeds vaker tijds- en plaatsonafhankelijk werken, is dat minder vanzelfsprekend.

Zelf regelen of uit handen geven?

Er breekt immers een tijd aan waarin we het aantal mensen op kantoor zoveel mogelijk willen beperken. Beheer je de audiovisuele apparatuur zelf? Dan is dit het moment om te kijken of dit slimmer kan. Want wat is je plan als er een storing plaatsvindt aan een scherm bij de balie terwijl IT-collega’s op afstand werken? Of als een smartboard of interactief display plotseling om een update vraagt op een dag dat de maximale bezetting op kantoor al is bereikt?

Remote management

In dit soort situaties is het fijn als je de apparatuur op afstand kan monitoren en beheren. En dat kan. Met ‘remote management’ houdt een extern team van specialisten je AV-apparatuur continu in de gaten. Zij zorgen ervoor dat alles altijd goed functioneert en verzorgen een rapportage op maat. Veel organisaties besteden het beheer al uit, omdat zij er dan zeker van zijn dat vergaderingen, meetings en workshops altijd doorgang kunnen vinden. En medewerkers altijd prettig en soepel kunnen werken, waar ze ook zijn.

Storingen voorkomen in plaats van genezen

Bij remote management is het zelfs mogelijk om 24/7 remote diagnostiek toe te passen op al je audiovisuele apparatuur. Mogelijke storingen zijn hierdoor al in een vroeg stadium in beeld, waardoor er proactief herstelacties uitgevoerd kunnen worden. Kortom, de focus ligt op voorkomen in plaats van genezen. Vindt er onverhoopt toch een storing plaats? Dan kan dit direct op afstand worden opgelost. In de meeste gevallen hoeft er dus niemand naar kantoor te komen.

Updates op afstand doorvoeren

En de updates dan? In tegenstelling tot je smart tv thuis, vinden updates op vaste AV-apparatuur niet proactief plaats. Hier moet vrijwel altijd een IT-specialist aan te pas komen. Kies je voor remote management, dan kan de IT-specialist de updates wel op afstand laten plaatsvinden en reguleren. Zonder dat je hier zelf omkijken naar hebt en er per se een eigen IT-medewerker op kantoor moet zijn.

Zekerheid

Kortom, met remote management zorg je ervoor dat je de zekerheid hebt van perfect functionerende AV-apparatuur. Terwijl de eigen IT-afdeling de handen vrijhoudt voor meer strategische taken en niet meer per se altijd op kantoor hoeft te zijn voor ondersteuning bij escalaties. Een win-winsituatie in een tijd waarin er van ons wordt gevraagd om kantoor vaker af te wisselen voor thuis.

Lees ook de tips en adviezen voor IT-beheer op afstand.

Download het whitepaper

Benieuwd naar meer kansen om samenwerken op afstand mogelijk te maken voor jouw organisatie? Download het whitepaper en doe je voordeel met de praktische tips om de productiviteit en medewerkerstevredenheid op peil te houden, ook op afstand.