Op afstand (samen)werken in de cloud: wat is jouw strategie?

dinsdag 26 mei 2020

Nu we meer dan ooit thuiswerken, ontdekken we het gemak van online samenwerken. Veel organisaties overwegen dan ook de stap naar de cloud te maken. En terecht. De cloud biedt tal van mooie kansen om prettig en efficiënt op afstand (samen) te werken. Tegelijk zijn er zaken om rekening mee te houden. Migreer dus niet halsoverkop naar de cloud, maar maak een weloverwogen beslissing. Want een succesvolle migratie naar de cloud valt of staat met een doordachte strategie.

De stap naar de cloud begint met de vraag: wáárom wil ik als organisatie naar de cloud? Is dat omdat het een trend is en iedereen op dit moment deze keuze maakt? Dan is de cloud een doel. Zonde. Zie de cloud liever als een middel om eindgebruikers efficiënter te laten werken. En om je bedrijfsdoelstellingen te halen. Juist ook op afstand, nu medewerkers steeds vaker thuiswerken. Zet al die doelstellingen eerst op een rij en breng in kaart hoe de cloud hieraan gaat bijdragen.

Inventarisatie

Start vervolgens met een inventarisatie van het volledige IT-landschap in jouw organisatie. Hoe ziet dit landschap eruit? Hoe zit het in elkaar? Welke applicaties draaien er? Welke versies gebruiken jullie? Kijk ook in hoeverre er sprake is van standaardapplicaties en maatwerkoplossingen. Een standaardapplicatie is doorgaans eenvoudiger te migreren dan een maatwerkoplossing.

Is de applicatie cloud proof?

Een doordachte strategie betekent ook dat je vooraf bedenkt welke applicaties je exact naar de cloud wilt brengen. Oftewel: welke applicaties moeten altijd en overal bereikbaar zijn voor je medewerkers? Zijn dat al je applicaties? Wees ervan bewust dat niet elke applicatie ‘cloud proof’ is. Zeker oudere applicaties zijn niet geschikt om in de cloud te plaatsen. Veel organisaties werken met een vast applicatielandschap, waarbij veel maatwerk is toegepast. In zulke situaties is overstappen van applicaties niet altijd even eenvoudig. Onderzoek of dit het geval is en bedenk wat dit dan betekent voor jouw organisatie.

Koppelingen en afhankelijkheden

Kies je voor een hybride oplossing, waarbij je één of enkele applicaties naar de cloud brengt? Houd dan rekening met koppelingen met en afhankelijkheden van de applicaties die je níet in de cloud plaatst. Ik geef een voorbeeld.

Stel dat je een applicatie voor je facturatie in de cloud wilt plaatsen. Deze applicatie is afhankelijk van het ERP-systeem. Daarin staan immers de boekingselementen en leveranciersinformatie. Het facturatie- en ERP-systeem communiceren met elkaar. Plaats je één van die applicaties in de cloud?
Dan is communicatie tussen de apps alleen mogelijk via een koppeling. Die koppelingen zijn doorgaans vrij complex om te realiseren. Neem deze kennis mee in je keuze.

Er bestaan ook applicaties die nergens van afhankelijk zijn. Dan is de stap naar de cloud zo gezet. Dit is bijvoorbeeld het geval bij Office 365 (Word, Excel). Een vrij ‘laagdrempelige’ en ‘rechttoe, rechtaan’ migratie.

Impact op andere processen

Tegelijk heeft een applicatie in de cloud vaak ook impact op andere processen. Wat betekent een facturatiesysteem in de cloud bijvoorbeeld voor papieren facturen? Een collega moet de papieren factuur inscannen en naar de applicatie in de cloud verzenden. Is die mogelijkheid er al? Zo niet, hoe kun je dit dan wel realiseren en is dat wenselijk voor jouw organisatie?

Cloud en change management

Neem in je strategie ook een plan voor change management mee. Zodat je iedereen in de organisatie betrekt bij de verandering. De cloud betekent voor hen immers een heel nieuwe manier van werken. Tegelijk kennen zij de processen en business door en door. Vraag hen naar hun ideeën en mening. Wanneer is het voor hen echt prettig (thuis)werken? Door naar hen te luisteren verhoog je de adoptiegraad van de nieuwe oplossing. En raken zij gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan.

Meer tips voor werken op afstand

Uiteraard nog tal van andere oplossingen waarmee je de continuïteit in jouw business houdt, ook als medewerkers op afstand werken. Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je werken op afstand optimaal faciliteert.