Hybride werken: optimaliseer je bedrijfsprocessen

vrijdag 17 maart 2023

Hybride werken heeft impact op je processen. Informatie en documenten moeten immers op elk moment en vanaf elke locatie voor iedereen raadpleegbaar zijn. Snel en efficiënt. Wat zijn de belangrijkste vraagstukken en aandachtspunten rondom procesoptimalisatie? Ik deel graag mijn inzichten.

Als je op afstand werkt, is het essentieel dat je altijd toegang hebt tot de meest actuele informatie en laatste versies van (belangrijke) documenten. Waar of wanneer je inlogt in je applicaties of systemen, mag hierbij geen verschil maken. Dat je processen hierop zijn ingericht, is een belangrijke randvoorwaarde voor werkplezier én klanttevredenheid.

Trage, verouderde informatie

Toch blijkt uit onderzoek dat maar liefst 53% van de medewerkers in het dagelijks werk te maken heeft met vertraagde of verouderde informatie. Dit kan vanzelfsprekend leiden tot frustratie. Want zeker als je op afstand werkt, wil je à la minute de juiste informatie kunnen raadplegen. Je moet er op kunnen rekenen dat je de meest actuele versie hebt van belangrijke documenten zoals contracten, offertes, gespreksverslagen of facturen.

Documenten zoeken

Dit niet alleen. Ook besteden we maar liefst 85% van de tijd aan het zoeken van documenten. Laat dat percentage eens op je inwerken. Toch is het niet geheel vreemd, als je je bedenkt dat informatie op tal van manieren je organisatie binnenkomt. En daarna door medewerkers allemaal op een andere manier wordt opgeslagen. Vaak in lokale folders of e-mailmappen, waar andere collega’s niet zomaar bij kunnen.

Documentmanagement

Het goede nieuws is dat er oplossingen bestaan om informatie centraal te beheren, bewerken én verwerken. Dit kan bijvoorbeeld met een documentmanagementsysteem. Hiermee beheer je alle documenten, data en correspondentie vanuit één centrale plek, zo gewenst in de cloud. Medewerkers hebben hiermee altijd toegang tot de meest actuele informatie en documenten die voor hen relevant zijn. En dankzij uitgebreide zoekmogelijkheden en indexkenmerken, vinden zij specifieke documenten altijd snel weer terug.

Handmatig werk automatiseren

Met deze functionaliteiten ben je al goed op weg om je processen in te richten op hybride werken. Valt er nog meer efficiency te behalen? Zeker. Uit onderzoek blijkt namelijk ook dat organisaties zo’n 20% aan productiviteit inleveren door inefficiënte processen en databeheer. Dit komt mede door de administratieve taken die bij veel processen horen. Denk aan het handmatig goedkeuren van facturen of het overtypen van informatie in bedrijfsapplicaties.

Meer beleving, plezier en tevredenheid

Dit soort routinetaken zijn relatief eenvoudig te digitaliseren en/of te automatiseren. En je realiseert al snel een enorme tijds- en kostenbesparing. Tegelijk nemen het werkplezier en de tevredenheid onder medewerkers toe. Geautomatiseerde bedrijfsprocessen bieden namelijk méér ruimte voor uitdagende en waardevolle werkzaamheden. Met als resultaat: veel voordelen voor de organisatie op de lange termijn en tevreden medewerkers op de korte termijn.