Een softwarerobot bouwen in 7 stappen

dinsdag 11 augustus 2020

Zelf een softwarerobot bouwen, complex? Hoeft niet. Ontdek hoe je in slechts 7 stappen Robotic Process Automation operationeel krijgt.

1. Selecteer een geschikt proces

In deze eerste stap ga je op zoek naar een geschikt proces om te robotiseren. Kijk of er processen zijn met veel routinematig werk die medewerkers veel tijd kosten. Vaak zijn dit administratieve taken. Bijvoorbeeld: het overzetten van klantgegevens van het ene systeem naar het andere. Of het opzoeken van informatie in openbare bronnen. Hier kun je vaak veel tijd op besparen.

Waak er wel voor dat je niet direct het meest complexe proces eruit pikt om mee te starten. Houd het simpel. Zo raak je geleidelijk aan vertrouwd met het bouwen van een robot.

2. Standaardiseer en optimaliseer het proces

Het proces dat je gaat robotiseren, wordt waarschijnlijk door verschillende collega’s uitgevoerd. Als je een rondvraag doet bij deze medewerkers, kom je tot de ontdekking dat iedereen een eigen werkwijze heeft. Iedereen voert hetzelfde proces net weer iets anders uit. Wil je de stappen door een robot laten doen? Dan is het belangrijk dat je het proces standaardiseert.

Dit betekent dat je goed kijkt naar de verschillende stappen in het proces. Wat zijn overbodige handelingen die je kunt schrappen? We noemen dit ook wel de ‘waste’ uit een proces halen. Bij een openbronnenonderzoek kan het bijvoorbeeld zijn dat een collega de gevonden informatie in een spreadsheet plaatst, om het vervolgens te controleren. Een robot kan de informatie controleren zónder het in een spreadsheet te plaatsen. Dat is al één handeling minder.

3. Beschrijf het proces

Vervolgens beschrijf je het gestandaardiseerde proces per stap. Beeld je hierbij in dat je het proces uitlegt aan een nieuwe medewerker die de handelingen gaat uitvoeren. In een procesbeschrijving benoem je bijvoorbeeld de volgende punten:

• Log in op de applicatie
• Log in met [inloggegevens]
• Klik op de button ‘inloggen’
• Klik in de applicatie in het hoofdmenu op ‘start’

Et cetera. Het komt dus echt aan op een detailbeschrijving. De procesbeschrijving vormt de basis voor het bouwen van de robot.

4. Bouw de softwarerobot en test

Nu kun je de softwarerobot bouwen (of configureren) op basis van het beschreven proces. Dit doe je in een gebruiksvriendelijk softwareprogramma. In dit programma vertel je de robot precies welke stappen hij moet uitvoeren. Je ‘klikt’ de robot als het ware in elkaar.

Een robot bouwen is een iteratief proces. Een scrum en lean werkwijze zijn bij uitstek geschikt. Je werkt met een aantal collega’s aan de softwarerobot en stelt per week een doel. Heb je een deel van de robot geconfigureerd? Dan test je of het goed werkt. Dit herhaal je continu. Zo kan een eerste versie van de robot al in één of twee weken gereed zijn.

5. Neem de robot in productie en optimaliseer

Heb je de eerste versie van de robot klaar en deze ook grondig getest? Dan kun je de robot nu in productie nemen. Houd er rekening mee dat een 100% perfecte robot in één keer vaak een utopie is. In de praktijk zijn er altijd nog wel een aantal punten waar je (of de robot) tegenaan loopt of die efficiënter kunnen. Dat is niet erg. Je kunt de robot doorlopend optimaliseren. Dit is juist het flexibele van robotisering.

6. Documenteer en stel een governance-model op

Een belangrijke stap is dat je goed documenteert welke robots er operationeel zijn en met welke applicaties zij werken. Verandert er dan iets aan de applicatie? Of wordt een applicatie uitgefaseerd? Dan is het belangrijk om de robot hier ook op aan te passen. Anders kan de robot stilvallen. Je moet de robot de nieuwe werkwijze opnieuw gaan ‘vertellen’. Net als je bij een menselijke collega zou doen.

Stel daarnaast ook een governance-model op. Denk na over wie er verantwoordelijk is voor de robots. Wie regelt het technisch beheer? Wie het functioneel beheer? En krijgen de robots misschien een manager? Zo borg je gelijk de kennis over robotisering in de organisatie.

7. Blijf de robot onderhouden en monitoren

Tot slot de maintenance-fase. Dit is een ongoing proces zolang de robot operationeel is. Monitor de robots doorlopend. En zorg ook voor periodiek onderhoud. Verandert er een proces of werkt een robot in een applicatie die qua interface verandert? Dan moet je de robot dit laten weten. Een softwarerobot kan namelijk niet zelf afwijken van de stappen die jij hem hebt opgedragen.

Een voorbeeld. Stel dat je tijdens de configuratie de robot hebt opgedragen om in een applicatie op de button ‘start’ te klikken. Na een update is deze button vervangen voor de button genaamd ‘Inbox’. De robot weet nu niet wat hij moet doen. Hij moet immers op ‘start’ klikken, maar die vindt hij nergens. Het gevolg: hij loopt vast. Zorg dat je op dit soort zaken tijdig anticipeert door continue monitoring en onderhoud. Zo zorg je voor continuïteit in je processen en pluk je maximaal de vruchten van je nieuwe robotiseringsoplossing.

Download het e-book

Benieuwd naar de kansen van Robotic Process Automation voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de toepassingsmogelijkheden.