Complete én efficiënte dossiervorming met een document beheer systeem

maandag 11 oktober 2021

Als organisatie werk je ongetwijfeld met bedrijfssystemen. Zoals een HRM-, ERP-, of CRM-systeem. De processen daaromheen vinden meestal grotendeels handmatig plaats. Verschillende afdelingen werken samen met digitale en fysieke documenten. Vaak ontbreekt een totaaloverzicht en zijn de doorlooptijden van processen lang. Een document beheer systeem vormt dan een waardevolle aanvulling op je systemen.

In mijn rol als adviseur spreek ik regelmatig met organisaties over hun documentprocessen. Vaak wordt mij dan gezegd: “Wij hebben al een goed bedrijfssysteem dat ons optimaal faciliteert.” Toch blijkt na doorvragen vaak dat er alsnóg een mooie efficiencyslag te maken valt.

Documenten uit eindeloos veel bronnen

Hoe zit dat dan precies? In bedrijfssystemen zoals AFAS of Exact kun je inderdaad best wat (eenvoudige) documenten en informatie kwijt, maar láng niet alles. Informatie en documenten komen daarbij op steeds meer manieren de organisatie binnen. Via e-mail, webformulieren en post. Medewerkers slaan die informatie verschillend op. In lokale folders, op een netwerkschijf, op het bureaublad, in een fysiek archief, e-mailmap of in systemen en applicaties. Het resultaat is een veelheid aan documenten, die verspreid staan opgeslagen door de organisatie.

Beperkte functionaliteiten

Daarbij komt dat dergelijke applicaties geen mogelijkheid bieden om gestructureerde indexkenmerken toe te voegen aan de documenten. Ook kun je de documenten niet full text doorzoeken. Hierdoor zijn deze moeilijk terug te vinden. Zeker als je op verschillende klanten of medewerkers zoekt. Denk aan alle arbeidscontracten van het afgelopen jaar. Of alle facturen die op kostenplaats x zijn geboekt. Of alle offertes voor een bepaald product, van een specifieke accountmanager.

Totaaloverzicht ontbreekt

Door de beperkte (zoek)functionaliteiten in de applicatie ontbreekt vaak een totaaloverzicht. Neem het HR-proces. Hier heb je te maken met tal van documenten, die je ontvangt uit verschillende bronnen. Van sollicitatiebrieven, cv’s en arbeidscontracten tot verlofaanvragen, voortgangrapportages, leaseaanvragen en ontslagbrieven.

Dit alles bij elkaar is lastig te borgen in een HR-systeem. Vaak kun je er wel salarisadministratie en verlofaanvragen in kwijt, maar een compleet personeelsdossier aanleggen, lukt meestal niet. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor ERP- en CRM-systemen. In een CRM-systeem staan bijvoorbeeld wel alle opportunities en de uitgevoerde acties. Maar andere essentiële klantinformatie, zoals bijlagen in e-mails, offertes en facturen vind je hierin niet.

Integratie met een document beheer systeem

En dat is juist wat je als HR-, finance-, of salesprofessional wilt: snel een compleet dossier opvragen en inzien van een bepaalde medewerker of (potentiële) klant. Een document beheer systeem kan dan uitkomst bieden. Via een koppeling is het mogelijk om deze te integreren met je primaire systeem. Het document beheer systeem vormt dan de opslagplaats voor alle documenten. En de bedrijfsapplicatie de opslagplaats voor alle gegevens. Zo sla je zowel de administratie als documenten overzichtelijk en veilig op.

Koppelen kan op verschillende manieren

Zo’n integratie met een document beheer systeem is op verschillende manieren te realiseren. Het kan een directe koppeling zijn met je primaire systeem, een koppeling op je printer (waarbij een papieren document na scannen via slimme software direct in het juiste dossier wordt opgeslagen) of via e-mail. Stel dat een klant een e-mail stuurt naar zijn accountmanager met daarin een ondertekende overeenkomst. Via een button in de e-mail kan de accountmanager ervoor kiezen om deze overeenkomst direct op te slaan in het document beheer systeem.

Wil je je documenten koppelen aan je bedrijfsapplicatie? Dan is het belangrijk dat je onderzoekt wat de informatiebehoefte is. Heb je gegevens nodig uit je systeem om de documenten te verwerken? Moeten de gegevens van documenten in je bedrijfsapplicatie terechtkomen? Wil je vanuit je bedrijfsapplicatie snel de bijbehorende documenten kunnen vinden? Op basis van deze analyse bepaal je – samen met een expert – wat er nodig is voor een werkende oplossing.

Automatische workflow

Dankzij een geautomatiseerde workflow – die je vooraf eenmalig instelt – weet het systeem in welk klantdossier de overeenkomst hoort. Zijn er vervolgacties nodig? Dan zet het systeem dit proces direct in gang. Hij stuurt het document bijvoorbeeld automatisch door naar de financemanager ter akkoord. Zodra die het document heeft ondertekend, wordt ook dit weer in het systeem opgeslagen en verder verwerkt. Misschien moet de afdeling legal er nog naar kijken. Dan stuurt het systeem de overeenkomst automatisch naar de juiste medewerker.

De handigheid van een workflow is dat deze dynamisch is. Op basis van de keuzes van de verwerker óf de gegevens uit het document, kies je de juiste route. Een voorbeeld: matcht een factuur met de inkooporder? Dan kun je de factuur direct verder verwerken. Is er geen match? Dan kan je het document ter goedkeuring  aanbieden aan bijvoorbeeld inkoop of een andere budgethouder.

Alle informatie op één plek

In een document beheer systeem sla je alle correspondentie en documenten op één plek op, lokaal of in de cloud. Alle informatie is altijd en overal in te zien en zo nodig te bewerken. Dankzij rollen, rechten en autorisatieniveaus zorg je dat alléén de juiste of bevoegde personen toegang hebben tot (privacygevoelige) informatie. Per proces kun je verschillende archieven opzetten met eigen autorisatiestructuren, bijvoorbeeld voor HR, sales en finance. Zo vind je snel en gestructureerd documenten terug en krijg je grip op en controle over je processen.

Ook kun je bepaalde documenten na een eventuele bewaartermijn automatisch laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld handig bij arbeidscontracten en cv’s. Daarbij komt dat een audit-trail precies bijhoudt welke medewerker welke informatie op welk moment heeft ingezien of bewerkt. Op dit vlak voldoe je dus aantoonbaar aan de AVG.

Het beste van twee werelden

Dit zijn zomaar enkele functionaliteiten die je niet vindt in je primaire bedrijfsapplicaties. Een document beheer systeem vormt dus zeker een waardevolle aanvulling. Uiteraard blijft je primaire systeem leidend. Zo combineer je het beste van twee werelden, krijg je meer in- en overzicht, bespaar je veel tijd op je documentprocessen én hebben medewerkers altijd snel een compleet dossier voorhanden.

Webinar: digitaliseren in de praktijk

Kom naar het webinar op donderdag 11 november en ontdek hoe je de informatie- en documentverwerking van processen stroomlijnt. Zodat informatie altijd beschikbaar is en je meer tijd overhoudt. A.S. Watson vertelt hoe zij het contract- en vastgoedmanagement digitaliseerden én wat dit oplevert. Meld je aan.

E-book: digitaliseren in de praktijk

In het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’ ontdek je 6 processen om te stroomlijnen met documentmanagement: klant- en personeelsdossiers, postverwerking, bezoekersregistratie, leadmanagement en factuurverwerking.