5x technologie-inspiratie: zó maak je de digitale transformatie mogelijk

maandag 14 juni 2021

In mijn vorige artikel deelde ik de succesfactoren van de digitale transformatie. Daarin benadrukte ik dat de digitale transformatie vooral gaat over mensen en de manier waarop zij werken. Daarbij is het natuurlijk van belang dat zij ondersteund worden door de juiste technologie en tools. Ik deel graag een greep uit de mogelijkheden.

Onze manier van werken is het afgelopen jaar ingrijpend veranderd. Werken vanaf nu vraagt om een flexibele werkomgeving die je snel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden. Hoe faciliteer je dat zo goed mogelijk? Laat je inspireren.

1. Slimme werkomgeving: werkplekbeheer op afstand

Werken vanaf nu vraagt onder meer om een slimme werkomgeving. We kiezen per dag immers zelf waar we het liefste werken, en dat kan elke dag verschillen. Je wilt dat er altijd voldoende plek is op kantoor en dat medewerkers hier ook inzicht in hebben.

Dan biedt online werkplekbeheer in de cloud uitkomst. Hiermee reserveren medewerkers zelf een vergaderruimte of werkplek. Zo weten zij zeker dat er plek vrij is. Tegelijkertijd kan facility het aantal beschikbare werkplekken managen. Ook zie je wat de bezetting is en welke plekken er wel of niet vaak worden gebruikt. Zo kun je strategische keuzes maken in inrichting en huisvesting van je kantoor.

Ontdek bijvoorbeeld hoe Visma | Raet profiteert van online werkplekbeheer in de cloud.

2. Samenwerken op afstand: vergaderruimtes en thuiswerkplek inrichten

We werken meer dan ooit op afstand samen. Met goed gekozen technologie richt je soepel een toekomstbestendige hybride werkomgeving in. Zowel thuis als op kantoor. Denk bij de inrichting van je vergaderruimtes bijvoorbeeld aan een hoogwaardige videovergaderoplossing die is afgestemd op de (grootte van de) ruimte, een collaboration board, degelijke beeldschermen en tools om draadloos te presenteren.

Ontdek bijvoorbeeld hoe Van Leeuwen Buizen de vergaderruimtes heeft ingericht.

Ook de thuiswerkplek wil je optimaal inrichten. Overweeg hiervoor een ‘thuiswerkservice’. Via een online platform bestellen medewerkers dan zelf de juiste apparatuur en arbo-proof faciliteiten, die je eventueel vooraf zelf selecteert. Denk hierbij ook aan oplossingen voor een veilige online omgeving, inclusief sterke wifi-verbinding.

3. Procesoptimalisatie: Microsoft (Office) 365 en documentmanagement

Met procesoptimalisatie bedoelen we digitalisering en automatisering van processen. Zodat je maximaal inzicht hebt en er geen tijd verloren gaat aan handmatig werk.

Procesoptimalisatie kan al starten bij Microsoft (Office) 365. Met de juiste applicaties is het mogelijk om bepaalde processtappen te automatiseren. Bijvoorbeeld bij de onboarding van een nieuwe medewerker of de aanvraag van IT- en andere bedrijfsmiddelen. Je definieert vooraf één keer welke stappen op welk moment en door wie doorlopen en geautoriseerd moeten worden. Dit doe je bijvoorbeeld binnen Microsoft Azure en met Power Automate en SharePoint. Een workflow zorgt er vervolgens voor dat de juiste persoon op het juiste moment een seintje of taak krijgt. Je hebt hier zelf geen omkijken meer naar.

Een andere mogelijkheid om informatie altijd beschikbaar én doorzoekbaar te maken, is document management. Hiermee krijg je grip op alle data, documenten en stappen binnen een proces. Ook als deze buiten je Microsoft (Office) 365-omgeving plaatsvinden.

Ontdek ook de mogelijkheden voor procesoptimalisatie via Robotic Process Automation en voor je Source to Pay-proces.

4. IT-infrastructuur en cloud: klaar voor hybride werken?

Een belangrijke stap in de digitale transformatie is de transitie naar de cloud en flexibilisering van de IT-infrastructuur. Zodat je de werkomgeving snel kunt aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ga hierbij na of de cloudoplossing en je infrastructuur zijn ingericht op de trend van hybride werken.

Biedt de cloudprovider een uitgebreid portfolio met alle noodzakelijke faciliteiten? Wat als iemand thuiswerkt en een storing op de laptop heeft? Moet de medewerker dan naar kantoor voor een fix of kan dit op afstand worden verholpen? Kunnen medewerkers vanuit huis de middelen bestellen die zij nodig hebben, zoals devices en smartphones? En is het IT-beheer voor iedereen eenvoudig te begrijpen?

Kijk ook of je infrastructuur is ingericht op hybride werken, let hierbij zeker ook op de informatiebeveiliging. Als medewerkers inloggen vanaf eigen netwerken of losse IP-adressen, wordt toegang tot je bedrijfsnetwerk kwetsbaar. Ik raad zeker aan om hierover in gesprek te gaan met de provider.

Het allerbelangrijkste: betrek je mensen doorlopend bij de veranderingen. De adaptatie van individuele medewerkers is cruciaal om de transitie te doen slagen. 

5. Klantbeleving: optimale klantcommunicatie

Tot slot biedt de digitale transformatie kansen om de klantbeleving een boost te geven en effectiever te communiceren. Zo speel je met een oplossing voor ‘Customer Communication Management’ in op de klantreis. Hiermee presenteer je relevante informatie en boodschappen aan klanten. Op het juiste moment én via de kanalen waar zij zich bevinden. Deze uitingen zijn tot op detailniveau te personaliseren. En dit kan ook binnen zakelijke een-op-een-uitingen, zoals facturen die je voorziet van aanbiedingen. Zo verras je de klant, geef je de klantloyaliteit een impuls én verhoog je de conversie.

Met Customer Communication Management stem je de klantreis tegelijkertijd optimaal af op de actuele behoeften. Stel dat een klant een bepaald product altijd op een vaste dag geleverd krijgt, maar hij eenmalig of vaker niet aanwezig is. Dan voeg je met deze oplossing eenvoudig een processtap toe, waarbij je de klant voortaan zelf laat kiezen op welke locatie hij het product wilt laten leveren.

E-book ‘Werken vanaf nu’: lees alle inzichten en adviezen
Ben je benieuwd hoe je de digitale transformatie tot een succes maakt in jouw organisatie? Download het e-book ‘Werken vanaf nu’. Hierin lees je hoe andere organisaties het aanpakken en delen experts hun inzichten en concrete adviezen. Ook ontdek je nóg meer technologieën waarmee je de digitale transformatie waarmaakt.