Steeds meer bedrijven letten op duurzaamheid en zijn bezig met digitaliseren. Een positieve trend die zorgt dat er steeds minder geprint hoeft te worden. Ondanks deze trend blijft een zakelijke printer op kantoor essentieel. Zo print de afdeling human resources vaak de sollicitaties en cv’s uit voor tijdens een sollicitatiegesprek, maakt sales graag een hand-out van een presentatie om voor te leggen aan een klant en kiest management ervoor om belangrijke documenten uitgeprint te ondertekenen en archiveren.
Naast bovenstaande verschillen in toepassing – welke andere functionaliteiten van een printer vragen – zien we dat tussen bedrijven of afdelingen binnen bedrijven ook grote variatie in afdrukvolumes bestaan. Dat maakt de keuze van een juiste kantoorprinter moeilijker dan het op het eerste gezicht lijkt. Je moet bij de keuze voor een zakelijke printer onder andere rekening houden met de afdrukvolumes binnen het bedrijf of per afdeling, de noodzaak om in kleur of alleen zwart-wit te printen, de optie om te kunnen scannen en/of kopiëren en het wel of niet kunnen afdrukken op afstand. In dit artikel helpen we graag bij het maken van de juiste keuze voor een zakelijke printer.
Waar moet je op letten bij de keuze voor een zakelijke printer?
De wensen en behoeften per bedrijf en afdeling kunnen verschillend zijn bij de keuze van een zakelijke printer. Het is daarom belangrijk alle wensen en behoeften van collega’s in kaart te brengen. Houd naast de standaard wensen voor printen zoals afdrukvolume, snelheid, kleur of zwart-wit en papierformaat ook rekening met de volgende vragen bij de keuze van een printer:
- Voldoet de printer die ik nu kies over 3 of 4 vier jaar nog steeds?
- Is de printer eenvoudig te bedienen? Dit verhoogt de productiviteit van medewerkers enorm.
- Is de printer uitgerust met de laatste veiligheidseisen die data-lekken voorkomen?
- Wat zijn de duurzaamheidsdoelstellingen van het bedrijf en welke printers voldoen hieraan? Bijvoorbeeld tonerverbruik, dubbelzijdig printen en energiebesparing
Het is verstandig deze vragen eerst te beantwoorden, voordat je verder gaat met het kiezen van de juiste zakelijke printer.
Populaire printers voor verschillende bedrijfsgroottes
De grootte van een bedrijf blijkt een belangrijke factor in de wensen en eisen die aan printers worden gesteld. Wij zetten daarom graag voor de volgende bedrijfsgroottes een aantal populaire zakelijke printers op een rij:
- Zakelijke printers voor kleine bedrijven
- Kantoorprinters voor MKB
- Multifunctionele printers voor grote bedrijven
1. Zakelijke printers voor kleine bedrijven
Veel kleine bedrijven denken dat een zakelijke printer enkel maar hoeft te printen. Toch is het belangrijk om te kijken welke documenten moeten worden geprint en of kopiëren en scannen op de lange termijn handige opties zijn om over te beschikken. Daarnaast is het heel belangrijk om een veilige printer te kopen die data-lekken bij printers voorkomt. En natuurlijk is het belangrijk om bij de keuze van een printer te kijken naar het benodigde afdrukvolume, of alleen in zwart-wit printen volstaat of dat in kleur printen nieuwe mogelijkheden kan bieden voor de manier van werken.
 |
 |
 |
|
Ricoh IM 350 All-in-one printer
|
Ricoh IM C300 Intelligente Multifunctional
|
2. Kantoorprinters voor het MKB
Kantoorprinters voor het midden- en kleinbedrijf hebben vaak een hogere afdruksnelheid nodig. Denk aan minimaal 30 pagina’s per minuut. Er wordt over het algemeen meer geprint. Er dient ook goed gekeken te worden naar de afdrukvolumes per afdeling. Mogelijk zijn daarom verschillende printers nodig voor iedere afdeling. Je kan ook kiezen voor zakelijke printers die meegroeien met je bedrijf. Steeds meer MKB-bedrijven kiezen hiervoor. Bij deze schaalbare printers kan je makkelijk functies kiezen die je wel of niet nodig hebt. Als je merkt dat afdrukvolumes stijgen of medewerkers meer vanuit de cloud willen gaan printen kan je deze opties makkelijk koppelen.
 |
 |
|
|
Ricoh MP 305+SP Multifunctionele Printer
|
Ricoh IM C2500
|
Ricoh IM C6000
|
3. Multifunctionele printers voor grote bedrijven
De overheid stelt steeds meer eisen aan privacy en veiligheid. Het is voor grote bedrijven daarom zeer belangrijk dat een printer veilig is. Daarnaast wil je graag zo snel mogelijk documenten, facturen en spreadsheets printen. Je wilt niet moeten wachten totdat een collega klaar is met printen. Bij de keuze van een zakelijke printer voor grote bedrijven of bedrijven met hoge afdrukvolumes is het daarom belangrijk dat een printer over verschillende functies beschikt voor het zo efficiënt mogelijk printen. Denk hierbij aan printen vanaf je mobiel, het netwerk of vanuit de cloud. Moet je veel documenten scannen of kopiëren? Bijvoorbeeld voor het digitaliseren van dossiers? Dan is het fijn dat je volledige dossiers in één kopieerlade kan leggen en dat het automatisch allemaal naar je e-mail of een bepaalde map op je computer wordt gestuurd.
|
 |
 |
|
Ricoh IM C5500A
|
Ricoh MP 5055SP Multifunctionele printer
|
Ricoh IM C6000
|
Persoonlijk advies over de kantoorprinters van Ricoh Document Center Apeldoorn?
Wil jij n.a.v. dit artikel meer weten over de keuze van een zakelijke printer? Neem vrijblijvend contact op met Ricoh Document Center in Duiven via backoffice@rdcapeldoorn.nl of 055-539 69 90. Onze specialisten staan jou graag te woord.