Terugblik webinar: hybride vergaderen

dinsdag 9 november 2021

Hoe zorg je dat medewerkers soepel en plezierig vergaderen in een hybride setting? Dit vraagt in elk geval om een optimale technische inrichting van de (vergader)ruimtes op kantoor. Wat zijn hierbij de belangrijkste aandachtspunten? Tijdens het webinar deelde ik samen met mijn collega’s een aantal inzichten. En vertelde VolkerWessels hoe medewerkers altijd en overal soepel hybride vergaderen.

Het afgelopen jaar adapteerden we hybride vergaderen plotseling in een sneltreinvaart. Nu is deze vorm van vergaderen blijvend. Dat wijzen ook de cijfers uit: zeker 83% van de medewerkers wil minstens één dag per week thuiswerken. Met deze trend transformeert het kantoor meer en meer tot inspiratie- en ontmoetingsplek. Wat betekent deze verandering voor de technische inrichting van de vergaderruimtes en de thuiswerkplek?

Pijlers van hybride vergaderen

Jan Hellenbrand, specialist hybride vergaderen, deelt in het webinar een aantal aandachtspunten: “De belangrijkste pijlers van hybride vergaderen zijn een doordacht beleid en optimaal werkende technologie. En natuurlijk een passende inrichting van de ruimtes, zowel thuis als op kantoor.”

Uniformiteit

Leroy Blair, specialist in hybride vergaderen, vult aan: “De grootste succesfactor van hybride vergaderen is daarbij uniformiteit van zowel software als apparatuur. Richt ruimtes zo uniform mogelijk in, met dezelfde technologie en faciliteiten. Dit vergroot de herkenbaarheid voor medewerkers en daarmee de gebruiksvriendelijkheid. In welke ruimte je ook plaatsneemt, je kan altijd en overal snel aan de slag.

Train je medewerkers wel om de technologie juist te gebruiken. Leroy: “De kennis én het enthousiasme verspreidt zich dan als een olievlek door de organisatie. En dit bevordert de adoptie van de nieuwe manier van werken.”

Optimaal beeld en geluid

In het webinar vertellen we ook over het belang van beeld- en geluidskwaliteit. Zowel op kantoor als thuis heb je te maken met ruis. Dit kan achtergrondgeluid zijn van mensen die voorbij lopen, collega’s die aan het telefoneren zijn tot de kinderen die thuis televisie aan het kijken zijn. Dit leidt enorm af. Bij hybride vergaderen is het dus belangrijk om op een rustige plek te zitten. Je reduceert de ruis pas echt met de juiste microfoon in de (vergader)ruimte of een hoogwaardige headset die achtergrondgeluiden dempt.

Denk ook aan goede speakers, zodat iedereen in de ruimte goed te verstaan is. Tot slot is aandacht voor goede videokwaliteit erg belangrijk om ruis te verminderen. Zorg voor de juiste camera die je afstemt op de grootte van de ruimte.

Beleid en beheer

Ook een beleid is van belang om de nieuwe manier van werken te laten slagen. Zonder beleid ben je als organisatie stuurloos. Kijk hierbij goed naar je organisatie: hoe ziet deze eruit en wat voor werkzaamheden vinden er plaats? Welke oplossingen en faciliteiten passen hierbij? Zowel voor thuis, op kantoor als onderweg?

Denk ook na hoe je continuïteit waarborgt als je de inrichting eenmaal op orde hebt. Hoe ga je om met het beheer van de apparatuur? Doe je dit zelf, of besteed je dit uit aan een externe partner? In het webinar deelden we hiervoor een aantal inzichten en tips.

Zó pakt VolkerWessels het aan

Paul Wante is Operationeel beheerder bij VolkerWessels. In het webinar vertelt hij hoe VolkerWessels de vergaderruimtes heeft ingericht op hybride vergaderen. “Nu we veel vaker op afstand werken, zochten we naar een flexibele oplossing voor hybride vergaderen. Verschillende ruimtes zijn nu ingericht volgens het ‘Bring Your Own Meeting-principe’. Dit betekent dat medewerkers vanaf hun eigen device direct een vergadering kunnen starten. Hiermee zijn ze flexibel in gebruik van de ruimtes en het videovergaderplatform waarmee ze werken.”

Kijk het webinar

Benieuwd naar alle inzichten en het complete verhaal van VolkerWessels? Kijk het webinar terug:

Kijk ook het webinar ‘Digitale Transformatie’. En ontdek hoe je de digitale transformatie tot een succes maakt. Zodat je werken vanaf nu maximaal faciliteert, dankzij een flexibele en toekomstbestendige werkomgeving.

E-book: Werken vanaf nu

In het e-book ‘Werken vanaf nu’ ontdek je meer inzichten en adviezen voor hybride vergaderen en werken.