Digitale transformatie: 5 niveaus van ‘digitale volwassenheid’

maandag 14 juni 2021

Wil je als organisatie aan de slag met de digitale transformatie? Voor een succesvolle transformatie is het belangrijk dat je weet waar je nu staat én waar je naartoe wilt. We onderscheiden 5 niveaus van ‘digitale volwassenheid’. Deze niveaus helpen bepalen waar jouw organisatie staat in de digitale transformatie.

Natuurlijk zeggen deze niveaus niets over je professionaliteit of kwaliteit als organisatie. Het ene niveau is niet beter dan het andere. Daarom is niveau 5 niet per se ‘het hoogst haalbare’ of een doel op zich. Als organisatie heb je een eigen vertrekpunt en ideaalsituatie. De een is gebaat bij ‘achteraf digitaliseren’ (niveau 2). De ander bij complete ketenintegratie en hybride werken (niveau 5).

De 5 niveaus van digitale volwassenheid  

De niveaus die we onderscheiden zijn:

• Niveau 1: 100% op papier en op kantoor werken

  Documenten komen op papier de organisatie binnen en worden bewaard in een fysiek archief. Of het nu gaat om cv’s, sollicitatiebrieven en arbeidscontracten of om offertes en facturen. Samenwerken vindt daarbij fysiek op kantoor plaats.

• Niveau 2: achteraf digitaliseren en digitaal verwerken / archiveren
  

  Documenten komen grotendeels op papier de organisatie binnen en worden vervolgens achteraf gedigitaliseerd. De papieren documenten scan je, waarna je ze digitaal archiveert. Documenten die al digitaal zijn, worden op dezelfde wijze verwerkt en gearchiveerd.

• Niveau 3: digitaal samenwerken met digitale processen
  

  Processen vinden digitaal plaats. Medewerkers kunnen online samenwerken in documenten. Je verwerkt informatie en documenten via een eenvoudige workflow. Bijvoorbeeld omdat verschillende personen een document moeten goedkeuren. Denk aan een arbeidscontract dat ondertekend moet worden door de HR-manager en directie.

  De eenvoudige workflow zorgt ervoor dat het document wordt doorgestuurd naar de juiste personen voor goedkeuring. Je hoeft documenten niet fysiek rond te brengen of handmatig te e-mailen.

• Niveau 4: volledige procesworkflow en online samenwerken
  

  Je werkt online samen waarbij je altijd in de laatste versie van een document samenwerkt. Een geavanceerde workflow stroomlijnt en automatiseert daarbij de processen van end to end. Nadat alle personen in de interne organisatie goedkeuring hebben gegeven op een document, stuurt de workflow deze meteen door naar de externe ontvanger(s) voor akkoord. Denk in het geval van een arbeidscontract aan de sollicitant.

  Zodra de sollicitant het ondertekende contract terugstuurt, zorgt de workflow ervoor dat het document automatisch in een digitaal archief wordt opgeslagen en gearchiveerd. HR ontvangt zo nodig nog een melding met een taak of actie.

• Niveau 5: ketenintegratie en hybride samenwerken

  Samenwerken gebeurt in hybride vorm. En processen vinden geautomatiseerd plaats. Daarbij is er sprake van integratie met bestaande bedrijfsapplicaties. Stel dat de HR-afdeling alle arbeidscontracten beheert in Afas of een ander systeem. Zodra je het ondertekende document ontvangt van de sollicitant, wordt deze automatisch opgeslagen in de bedrijfsapplicatie.

Aan de slag
Kortom, inventariseer waar je als organisatie nu staat. En bedenk tegelijkertijd waar je naartoe wilt. Stel dat je een product dat je nu fysiek verkoopt, online wilt gaan aanbieden. Bedenk dan wat je hiervoor nodig hebt. Welke processen moet je hiervoor bijvoorbeeld digitaliseren? Wat betekent dit voor de processen en (de manier van werken van) je mensen? Zo ga je gericht aan de slag met je digitale volwassenheid.

Digitaal transformeren? Laat je vrijblijvend adviseren
Ben je benieuwd naar de kansen en mogelijkheden voor digitale transformatie in jouw organisatie? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies.

E-book ‘Werken vanaf nu’: lees meer inzichten en adviezen
Ben je benieuwd hoe je de digitale transformatie tot een succes maakt in jouw organisatie? Download het e-book ‘Werken vanaf nu’. Hierin lees je hoe andere organisaties het aanpakken en delen experts hun inzichten en concrete adviezen.