Werkplekbeheer bij Visma | Raet voor hybride werken

donderdag 26 november 2020

Het is een bijzondere tijd. We werken zoveel mogelijk thuis. En als we straks weer teruggaan naar kantoor, doen we dat op een andere manier dan voorheen. De trend van hybride werken (deels op kantoor, deels thuis of andere locaties) is onmiskenbaar ingezet. Hoe zorg je dat je weet wie wanneer naar kantoor komt, dat dit veilig gebeurt, dat er voldoende plekken beschikbaar zijn en dat collega’s elkaar snel vinden? HR- en payroll-softwarebedrijf Visma | Raet kiest voor flexibel werkplekbeheer in de cloud.

De huidige situatie brengt de nodige uitdagingen mee voor organisaties. Je wilt dat medewerkers straks weer veilig terugkeren naar kantoor. Volgens de richtlijnen voor groepsgroottes en afstand (voor zolang die gelden). Ook in de toekomst willen organisaties grip houden op de bezettingsgraad en slim sturen op het gebruik van kantoren, nu blijkt dat veel medewerkers voorkeur hebben voor een hybride werkvorm.

Waarom werkplekbeheer bij hybride werken?

Hoe pak je dit aan? Eén van de uitdagingen is optimale spreiding van medewerkers. In de huidige situatie wil je grip houden op de richtlijnen voor groepsgroottes, afstand en hygiëne. Het mag dus niet té druk zijn op kantoor. Tegelijk wil je dat collega’s elkaar op een veilige manier kunnen ontmoeten als dit nodig is. Ook als we hybride blijven werken, wil je grip houden. Bijvoorbeeld op het gebruik en de bezetting van kantoren. Wie is wanneer aanwezig? Past dit? En zijn er wellicht duurzamere keuzes te maken in huisvesting of inrichting? Werkplekbeheer kan uitkomst bieden.

In de praktijk: Visma | Raet

Ook bij Visma | Raet speelden deze vraagstukken. Als het HR- en payroll-softwarebedrijf besluit om het kantoor te verbouwen en te herinrichten, zoekt Visma | Raet in eerste instantie een oplossing voor online roombooking. Maar dan breekt corona uit. Tom van Dael, Finance & IT Director, vertelt: “Ineens stonden we voor de uitdaging om op termijn voor alle medewerkers een veilige terugkeer naar kantoor te faciliteren. Tegelijk werd duidelijk dat we ook in de toekomst méér hybride blijven werken. Hoe zorg je dan voor optimale spreiding en dat collega’s van elkaar weten wie wanneer en waar in het gebouw is? Daarom verschoof onze focus naar een oplossing voor online werkplekbeheer.”

Volledig ontzorgd met online werkplekbeheer

Een externe partner ontwikkelde voor Visma | Raet een reserveringssysteem in de cloud. Tom: “Een groot aantal reserveringssystemen zijn specifiek ontworpen voor horeca. Of oplossingen zijn zo ingericht, dat je zelf verantwoordelijk bent voor de hosting en configuraties. Terwijl we graag volledig ontzorgd wilden worden. De leverancier die deze oplossing ontwikkelde, neemt ook het beheer uit handen.”

Hoe werkt werkplekbeheer in de cloud?

Hoe het reserveringsysteem in de cloud werkt? Tom: “Het systeem is te benaderen via een app, internetportal of de eigen agenda. Op een plattegrond van ons kantoor zien medewerkers welke desks nog vrij zijn. Is een werkplek al gereserveerd? Dan zie je door wie. Dit is handig als je wilt samenwerken met een collega. Of als je als manager een rondje wilt doen langs je team. Je ziet dan precies wie waar in het gebouw is.”

Aantal werkplekken flexibel aanpassen

En er is meer. Want de afdeling facility kan ‘aan de achterkant’ van de oplossing de beschikbare capaciteit aanpassen. Tom: “Erg handig, aangezien de regels voor groepsgroottes tijdens corona regelmatig veranderen. Zo kunnen we sturen op de bezetting. We voorkomen piekmomenten en richten de planning zo in, dat er genoeg tijd is om een desk na elk gebruik schoon te maken. Ook in de toekomst biedt dit voordelen, als we hybride blijven werken. Stel dat een projectgroep twee maanden lang vijf werkplekken nodig heeft, dan kan je deze werkplekken ‘blocken’ voor anderen.”

Integratie met Google Workspace

Een belangrijke uitdaging bij de ontwikkeling van de oplossing was integratie met de collaborationtooling van Google. Tom legt uit: “Het gros van de zakelijke applicaties is Microsoft Office-gerelateerd, maar wij zijn een ‘Google-minded’ bedrijf. Onze leverancier realiseerde daarom een koppeling met Google Workspace. Hierdoor is het reserveringssysteem benaderbaar vanuit onze Google-tools en verschijnen reserveringen direct in de agenda’s van medewerkers.”

Voorsorteren op hybride werken

De directe aanleiding voor het reserveringsysteem was corona. Tegelijk sorteert Visma | Raet dankzij deze oplossing handig voor op de trend van hybride werken. “Dankzij een dashboard en rapportages hebben we inzicht in het gebruik van onze kantoren. Daar kunnen we ons voordeel mee doen. Zo kunnen we bijvoorbeeld de schoonmaak beter plannen. Als bepaalde werkplekken niet gebruikt zijn, hoeft de schoonmaak er niet heen. We zien ook in één oogopslag of er bijvoorbeeld wel een BHV’er aanwezig is in het pand. Maar denk ook aan baliemedewerkers, die gasten snel kunnen vertellen waar hun afspraak zich bevindt. En wellicht blijkt straks dat een bepaalde verdieping vrijwel altijd leegstaat, dat medewerkers graag ergens anders plaatsnemen. Dan zien we dit terug in het dashboard. Dit stelt ons in staat om zo nodig slimmere, duurzamere en kostenefficiëntere keuzes te maken in inrichting én onroerend goed. Op korte termijn willen we ook onze vergaderruimtes inrichten op het reserveringsplatform.”

Benieuwd naar meer informatie over de uitdaging en oplossing van Visma | Raet? Kijk het webinar terug én lees de case.