Thuiswerken: hoe faciliteer je dit in jouw organisatie?

Op afstand (samen)werken wint in steeds meer organisaties terrein. Medewerkers willen altijd en overal flexibel kunnen werken én verwachten ook dat hun werkgever dit faciliteert. Zo blijkt uit onderzoek dat 70% van de medewerkers erop vertrouwt dat de werkgever investeert in de voorzieningen, technologie en oplossingen die nodig zijn om goed en prettig thuis te kunnen werken. Hoe pak je dit aan?

Werkplekinrichting en devices

Zorg allereerst dat de basis in orde is. Dat betekent dat je medewerkers ook thuis de beschikking hebben over ergonomische voorzieningen, zoals een bureau met de juiste hoogte en een verstelbare bureaustoel. Besteed ook aandacht aan de devices. In veel organisaties beschikt iedereen over een eigen laptop, maar langdurig werken vanaf een laptop draagt doorgaans niet bij aan een goede lichaamshouding. Bied medewerkers daarom ook altijd een externe monitor, muis, toetsenbord én laptopstandaard.

Werken je medewerkers op kantoor sowieso met twee beeldschermen, maar zijn deze groter van formaat? Probeer hen daar dan ook thuis in te faciliteren. Zeker als dit bijdraagt aan de werkzaamheden, efficiency en productiviteit.

Professionele communicatieoplossingen

Effectief thuiswerken vraagt vanzelfsprekend om de juiste communicatieoplossingen. Hiermee maak je (samen)werken op afstand pas echt mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan handige applicaties waarmee je eenvoudig documenten digitaliseert, online documenten deelt én met meerdere collega’s tegelijk een bestand kunt bewerken. En aan professionele, cloud gebaseerde videovergaderoplossingen die altijd en overal toegankelijk zijn én een goede beeld- en geluidskwaliteit garanderen.

Stap naar de cloud

Bij werken op afstand is het essentieel dat alle informatie altijd en overal beschikbaar is voor medewerkers. Dit vraagt veelal om automatisering van processen en de stap naar de cloud. Zo blijven medewerkers betrokken, houd je jouw bedrijfskritische systemen draaiend én verhoog je de efficiency in jouw organisatie.

Security en privacy

Zijn je processen eenmaal up and running en beschik je over de juiste workflowoplossingen om altijd en overal informatie in te zien en te delen? Dan wil je natuurlijk ook dat dit veilig gebeurt. Dat klant- en bedrijfsgegevens veilig zijn, net als op kantoor. Hoe waarborg je dit op afstand?

Breng in elk geval alle potentiële beveiligingsrisico’s in kaart. Heb je er al over nagedacht wat er gebeurt als een laptop zoekraakt of wordt gestolen? Als medewerkers gebruikmaken van een onbeveiligde wifiverbinding? Of als zij hun laptop onbeheerd achterlaten? Kortom: zijn er al protocollen voor gegevensbeveiliging en datalekken? Zo niet, regel deze dan in en breng je medewerkers op de hoogte van deze protocollen.

Encryptie en autorisatieniveaus

Zorg ook dat elke bedrijfslaptop en smartphone voorzien is van de juiste beveiliging en controleer dit. Ga ook na of alle informatie via encryptie wordt verstuurd. Ook bestaat er software waarmee je elke medewerkers een specifiek autorisatieniveau kan toekennen, waardoor zij alleen specifieke, veilige programma’s kunnen downloaden op hun bedrijfslaptop. Andere maatregelen die je kunt treffen zijn:

• Maak medewerkers bewust van de veiligheidsrisico’s en zorg dat zij protocollen juist nalezen via training en instructie.
• Zorg dat medewerkers altijd uitloggen en hun laptop sluiten als zij weggaan van hun laptop.
• Stel vereisten in voor een sterk wachtwoord en laat medewerkers deze regelmatig veranderen.
• Zorg voor een beveiligde internetverbinding (VPN).
• Zorg dat software-updates van applicaties automatisch plaatsvinden.

Ook altijd en overal samenwerken?

Met de juiste communicatie- en workflowoplossingen, security en voorzieningen houd je continuïteit in jouw business, ook als medewerkers op afstand werken. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Lees meer informatie en ontdek met welke oplossingen je werken op afstand optimaal faciliteert.

Whitepaper: effectief werken op afstand

Ben je benieuwd naar meer mogelijkheden om effectief samen te werken op afstand? Download het whitepaper en ontdek hoe je plaats- en tijdonafhankelijk werken optimaal faciliteert.